A vállalati kultúrában esetleg változott ez az elmúlt időszakban? Mit gondolsz erről? Tehát észrevehető valamilyen változás? Mondjuk az elmúlt öt évben volt-e olyan tényező, ami erre szerinted hatással volt?

Igen, változott ez az elmúlt időszakban. A turbulens gazdasági környezet miatt a vállalkozások jobban figyelik saját teljesítményüket. Virágzó gazdaságban könnyebb elrejteni a hatékonytalanságot, de nehéz időkben a magas teljesítmény kulcsfontosságú a versenyképességhez. A Z generáció megjelenésével nőtt az igény a valós idejű, gyors visszajelzésekre. Ma három generáció dolgozik együtt, és a fiatalabbak azonnali, gyakori visszajelzéseket várnak. Ez a két tényező erősen befolyásolja a vállalatvezetők gondolkodását a teljesítményértékelésről.
Igen, vállalati környezetben tudatosan lehet építeni technikákkal, eszközökkel, amik megkönnyítik az együttműködést.

Mit értékelünk, mi a teljesítmény? Tudnál mesélni erről, az „objektív”, „szubjektív” szempontokról? Hogy egy KKV életében mik ezek a szempontok? Hogyan értékelünk?

Van egy érdekes történetem a teljesítmény értékeléséről. Cégünk GDPR üzletágával kapcsolatban kezdetben úgy véltük, hogy ez egy kötelező, de nem kívánatos tevékenység. Kezdtük mérni a folyamatokat és kiderült, hogy bár sok megrendelésünk volt rendszeresen veszteséggel zártunk. Meghatároztuk a mérföldköveket és láttuk, hogy az időkeretet rendszeresen túlléptük. Fejlesztettünk folyamatokat, automatizáltunk és végül elértük, hogy projektjeink 98%-át időben teljesítsük. Ezáltal optimalizáltuk a munkát és megtartottuk az árainkat.

Ez a történet hitelességet ad tanácsainknak. Fontos, hogy a KKV-k is meghatározzák erőforrásaikat és hatékonyságukat, és a teljesítményértékelést objektív mérőszámokra alapozzák. A fizika képlete szerint a teljesítmény az idő alatt végzett munka, és ezt mind gépeknél, mind embereknél figyelembe kell venni. A megfelelő személyek a megfelelő feladatokra allokálása növeli a hatékonyságot. Például, amikor két jól teljesítő munkatársam közül az egyik nem szeretett telefonálni, átadtuk ezt a feladatot a másiknak és így mindketten boldogabbak és hatékonyabbak lettek.

Összefoglalva, a teljesítmény mérésével és optimalizálásával magasabb hatékonyságot és jobb eredményeket érhetünk el a KKV-kban.

Említetted, hogy a gépektől megyünk úgymond a humán erőforrás az emberek oldalára és ott van olyan típusú munka, mondjuk fizikai munka, ami azért jobban mérhető, egy egység alatt mennyit tudok elvégezni, de ott van az a része, amit gyakran kapok kérdésként, hogy egy irodai munkatárs, egy adminisztratív munkatárs teljesítményét például hogyan lehet jól mérni. Ezt lehet-e objektíven mérni?

Igen és nem. A teljesítményértékelő rendszer sok dologra irányulhat: a munkavállaló magatartására, munkaköri feladataira, és azok hatékony elvégzésére. A soft skill-ek részlegesen mérhetők például mennyit segített valaki egy közös feladatban. Az irodai munkának viszont van egy jól paraméterezhető része ami a munkaköri feladatokhoz, projektekhez vagy megrendelésekhez kapcsolódik.

A KKV szektorban gyakran nincs pontos meghatározás arról mik ezek a feladatok. Gyakran használnak sablonokat amelyek nem tükrözik a valós elvárásokat. Fontos felépíteni, hogy mi a munkavállaló napi, heti, ciklikusan visszatérő feladata és ezek mennyi időt igényelnek. Ha ezek a feladatok egy rendszerben monitorozhatók és láthatjuk mennyi időt vesznek igénybe valójában.

Ez két dolgot mutathat meg: a feladatot elvégző személy hatékonyságát, illetve azt, hogy a feladat valójában mennyi időt igényel. Így lehet fejlesztési terveket készíteni, vagy korrigálni a saját időbecsléseinket. Fontos reálisan látni, mennyi idő szükséges egy feladat elvégzéséhez és a napi monitorozás ebben segíthet.

Te mit gondolsz, mit javasolsz, mit ajánlasz, akár mérettől függően, tevékenységtől függően, mit érdemes használni?

Én azt gondolom, hogy a legfontosabb, hogy a vállalatvezetők először határozzák meg, milyen teljesítményt várnak el a szervezettől, legyen egy világos stratégiai cél, amit lebontanak csoport- és egyéni szintre. Ez legyen transzparens, és legyen egy kontrolling rendszer, amely objektíven visszajelez. A teljesítmény méréséhez különböző szoftverek szükségesek: pénzügyi teljesítményhez más, mint a munkavállalók munkájának monitorozásához. A Crosssec Norma Szoftver például tökéletes a munkavállalók teljesítményének követésére termelő és szolgáltató szektorban. Az összes eszköznek a vállalat céljainak elérését kell támogatnia, ezért fontos megfelelően választani.

Ennek kialakítására hoztam egy döntést, hogy egy szobába ültettem a középvezetőket és vezetőként magamat is, mert meggyőződésem, hogy a vezetői értékrendet így lehet a leggyorsabban átadni. A bizalomépítés kulcsa, hogy összezárva voltunk egy fél éven keresztül. Az elején persze ellenállást váltott ki a kollégákból, kontrollt láttak benne, de hamar megértették ennek a döntésnek a valódi célját.
Óriási tapasztalatszerzés volt ez a két év, amit felölelt a teljes folyamat, de hozzá kell tennem, hogy nem volt teljesen zökkenőmentes. Ezzel együtt nagyon sok olyan tapasztalatot adott számomra, amit később is tudtam hasznosítani.

Nyilván a cégek is sokrétűek és színesek. Azon gondolkoztam közben, hogy ez a szoftveres oldal, és te is megemlítetted, hogy de ugye ott van az emberi oldal, tehát ott vannak a vezetők, ott van a cégvezető, aki ezt fölépíti, aki erről dönt, ott vannak a vezetők, akiknek ebben dolguk van, ott vannak a munkatársak, akiknek föl kell vinni mondjuk a saját adataikat, mi a szerepük a különböző kollégáknak, személyeknek, cégeknél ebben a teljesítmény. Akár a kialakításában, akár a fenntartásában egy ilyen rendszernek

A cégvezetőtől és a menedzsmenttől érkező impulzusok határozzák meg az irányokat. Azonban egy teljesítményértékelő rendszer akkor működik jól, ha a dolgozók is elköteleződnek mellette és részt vesznek a célok meghatározásában. A kommunikációnak kétirányúnak kell lennie, ahol a munkavállalók is bele tudnak szólni a rendszer kialakításába. Emellett fontos figyelembe venni az ügyfelek és beszállítók véleményét is, hogy az értékelés minél objektívebb legyen. Mindenkinek van feladata és szerepe ebben a folyamatban.

Amit most említettél, hogy nemcsak a cégen belül, hanem a cégen kívül is, tehát abban a hálóban, amiben működünk, abban a közegben, amiben be vagyunk ágyazódva. Ugye onnan is jöhetnek visszajelzések, és mennyire jó, hogyha onnan is tudjuk kérni és fogadni a visszajelzéseket. Mondjuk ez egy picit már más téma.

- Abszolút.